Regulamin


I. Postanowienia wstępne.

1. XV Międzynarodowe Warsztaty dla Młodych Matematyków, zwane dalej Warsztatami, odbywają się w dniach 8-14 lipca 2012 roku na Wydziale Inżynierii Mechanicznej i Robotyki Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie.

2. Głównym organizatorem Warsztatów jest Koło Matematyków Studentów Uniwersytetu Jagiellońskiego im. prof. Stanisława Zaremby, zwane dalej KMS UJ. Informacje o pozostałych organizatorach umieszczane są na stronie internetowej Warsztatów (http://kmsuj.im.uj.edu.pl/warsztaty/).

3. Zgłoszenie uczestnictwa w Warsztatach jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu oraz uwag zawartych w formularzu rejestracji.

II. Uczestnictwo w Warsztatach.

1. Uczestnictwo w Warsztatach należy zgłaszać poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej Warsztatów.

2. Aby zostać Uczestnikiem Warsztatów należy:
- do dnia 30.04.2012 r. zgłosić uczestnictwo w Warsztatach,
- uzyskać akceptację organizatorów,
- do dnia 31.05.2012 r. wnieść opłatę konferencyjną oraz opłaty za noclegi i wyżywienie w wysokości ustalonej w formularzu zgłoszeniowym (numer konta bankowego zostanie podany na stronie internetowej Warsztatów).

3. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do przeprowadzenia rejestracji uzupełniającej. W takim wypadku stosowne terminy zostaną podane na stronie internetowej Warsztatów.

4. W wypadku rezygnacji z uczestnictwa w Warsztatach organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zatrzymania opłaty konferencyjnej. W szczególnych przypadkach możliwe jest zgłoszenie osoby, która będzie uczestniczyć w konferencji zamiast osoby rezygnującej. Wymienione wyżej sytuacje będą rozpatrywane indywidualnie.

5. Każdy zgłaszający się ma prawo do zgłoszenia referatu o treści powiązanej z tematyką Warsztatów (Analiza Funkcjonalna). W tym celu należy:
- prawidłowo wypełnić pola formularza dotyczące wygłaszanego referatu (w szczególności wypełnić pole "streszczenie" – można tę informację uzupełnić do 31.03.2012 r.),
- uzyskać akceptację organizatorów (decyzja zostanie ogłoszona do 16.04.2012 r.).
- do dnia 31.05.2012 r. przesłać organizatorom pełny tekst referatu (szczegóły zostaną podane przy potwierdzeniu akceptacji). Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować odrzuceniem referatu przez organizatorów.

6. W szczególnych przypadkach dopuszczalne jest, aby jeden referat został przygotowany i wygłoszony przez dwie osoby (prosimy o indywidualny kontakt z organizatorami).

7. Osoby zgłaszające referat oświadczają, że są autorami zgłaszanych prac lub posiadają prawa do ich wygłoszenia w trakcie Warsztatów. Warunki konieczne umieszczenia referatu w broszurze powarsztatowej zostaną podane przez organizatorów do czasu zakończenia Warsztatów.

8. Referaty powinny być wygłaszane w języku angielskim. Referat może zostać wygłoszony w języku innym niż angielski jedynie w szczególnych przypadkach i za zgodą organizatorów.

9. Każdy zgłaszający się ma prawo do zgłoszenia chęci przygotowania plakatu o treści powiązanej z tematyką Warsztatów (Analiza Funkcjonalna). Aby to zrobić, należy:
- prawidłowo wypełnić pola formularza dotyczące wygłaszanego referatu (w szczególności wypełnić pole "tytuł plakatu"),
- uzyskać akceptację organizatorów (decyzja zostanie ogłoszona do 16.05.2012 r.).
- do dnia 14.06.2012 r. przesłać organizatorom plakat w formie elektronicznej (szczegóły zostaną podane przy potwierdzeniu akceptacji). Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować odrzuceniem plakatu przez organizatorów.

10. W szczególnych przypadkach dopuszczalne jest, aby jeden plakat został przygotowany i zaprezentowany przez dwie osoby (prosimy o indywidualny kontakt z organizatorami).

11. Osoby prezentujące plakaty oświadczają, że są ich autorami bądź posiadają prawa do ich prezentacji w trakcie Warsztatów.

12. Treść plakatu musi być w języku angielskim.

13. Prezentacja plakatów odbędzie się podczas sesji plakatowej uwzględnionej w harmonogramie.

14. Harmonogram Warsztatów zostanie udostępniony na stronie internetowej Warsztatów najpóźniej w pierwszym tygodniu czerwca bieżącego roku.

15. Każdy zgłaszający ma prawo ubiegać się o obniżenie tej części kosztów udziału w Warsztatach, której nie pokrywa jego uczelnia. Referenci otrzymają zniżkę w wysokości nie mniejszej niż 300 zł, a osoby przedstawiające plakat - nie mniejszej niż 150 zł (w wypadku wygłaszania referatu lub przedstawiania plakatu przez więcej niż jedną osobę zniżka zostanie równo podzielona), a w wypadku, gdy wysokość zniżki przekroczy opłatę za Warsztaty, uczestnik jest zwalniany z tej opłaty.

16. Zniżki będzie przyznawać trzyosobowa Komisja Stypendialna, złożona z członków Zarządu KMS UJ, z puli pieniężnej przeznaczonej na ten cel z budżetu Warsztatów. Na przyznanie zniżki mają wpływ m.in.: wygłaszanie referatu lub prezentacja plakatu podczas Warsztatów, poparcie pracownika naukowego, trudna sytuacja materialna, kolejność zgłoszeń.

17. Opłata za Warsztaty składa się z:
a) obowiązkowej opłaty konferencyjnej wynoszącej 100 zł,
b) opcjonalnej opłaty za:
- noclegi - 35 zł za noc (210 zł za 6 noclegów) lub 50 zł za noc w pokoju jednoosobowym,
- wyżywienie - 9 zł za śniadanie (54 zł za 6 śniadań) i/lub 16 zł za obiad (80 zł za 5 obiadów).

18. Każdy uczestnik otrzyma fakturę za udział w Warsztatach wystawioną zgodnie z danymi przesłanymi poprzez formularz zgłoszeniowy. Możliwe jest otrzymanie faktury zbiorczej na większą liczbę uczestników – w takim wypadku konieczne jest poinformowanie organizatorów przed dokonaniem płatności.

III. Przebieg Warsztatów.

1. Uczestnicy Warsztatów mają prawo brać udział w referatach wygłaszanych w trakcie Warsztatów oraz przedsięwzięciach towarzyszących Warsztatom (wieczory integracyjne, wycieczki po Krakowie itp.).

2. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za zgubione, zniszczone lub skradzione rzeczy Uczestników.

3. Uczestnicy Warsztatów ponoszą odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie w trakcie trwania Warsztatów szkody i zniszczenia. Ponadto Uczestnicy zobowiązują się przestrzegać regulaminów obiektów, na terenie których odbywać się będą Warsztaty.

IV. Uwagi końcowe.

1. Wszelkie problemy z funkcjonowaniem formularza zgłoszeniowego, dokonywaniem opłat, otrzymywaniem informacji o Warsztatach itp. należy na bieżąco zgłaszać organizatorom. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany terminów ustanowionych w niniejszym regulaminie oraz zmiany harmonogramu ze względów organizacyjnych.

2. W razie konieczności wprowadzenia w regulaminie zmian, o których nie jest mowa w punkcie IV.1, wszyscy Uczestnicy zostaną o tym niezwłocznie poinformowani i uzyskają możliwość zrezygnowania w ciągu siedmiu dni z udziału w Warsztatach oraz otrzymania zwrotu pełnej kwoty wniesionych opłat.